Informativa in materia di privacy
(tutela e trasferimento di dati personali)

Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 679 del 2016 ogni interessato ha il diritto ad essere informato sulle finalità e modalità con cui saranno trattati i dati personali forniti.

Il Fondo nel rispetto della propria Privacy policy ed agli accordi contrattuali vi INFORMA di quando segue.

I dati personali e sensibili da voi forniti direttamente o comunque acquisiti saranno trattati e conservati presso i nostri archivi cartacei ed elettronici, in ottemperanza alle disposizioni di legge (in particolare al Regolamento UE 679 del 2016), in particolare per le misure di sicurezza previste.

Il trattamento dei dati personali avverrà nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità delle persone, secondo i principi di lealtà, correttezza, imparzialità, liceità e trasparenza e sarà finalizzato ai soli ed esclusivi adempimenti relativi ad obblighi amministrativi, previdenziali, assicurativi, fiscali relativi alla gestione dei progetti di formazione ed alle attività collegate compresa quella informativa, di controllo e di comunicazione istituzionale del Fondo o dei soggetti preposti per legge. I dati non verranno comunicati a soggetti terzi se non autorizzati e essenziali per l’erogazione dei servizi e previsti per legge. Si ricorda che tutti i dati richiesti sono essenziali per il servizio e l'eventuale mancata o errata comunicazione dei suddetti dati ha come conseguenza la possibile erogazione incompleta del servizio stesso. Eventuali sistemi informativi (per esempio browser per l’accesso a sistemi informatici) raccolgono solo le informazioni strettamente necessarie per stabilire la comunicazione, senza utilizzare tecniche che consentano trattamenti “visibili” di dati personali (Cookies Policy).

Si precisa che il trattamento dei dati potrà essere effettuato senza il consenso, oltre che in ambito giudiziario, ai sensi dell'articolo 6 paragrafo 1 nei seguenti casi:

a)     il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso;

b)     il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (incluse in particolare le attività di controllo pubblico sul Fondo stesso o sui soggetti che ricevono o richiedono contributi);

c)      il trattamento è necessario per la salvaguardia degli interessi vitali dell'interessato o di un'altra persona fisica;

d)     il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

e)     il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore.

Ricordiamo che le attività di richiesta e gestione dei Fondi Interprofessionali quali è Fon.Coop, richiedono ai soggetti richiedenti la gestione di dati personali di terzi, ad esempio lavoratori o professionisti incaricati, pertanto la relazione con tali soggetti è esclusiva responsabilità del soggetto che attraverso le procedure interagisce con il Fondo stesso.

Vi informiamo, inoltre, che Il Fondo, sarà tenuto alla registrazione ed al trattamento anche dei "dati particolari", intendendo per tali, in base a quanto disposto dall'articolo 9 del suddetto Regolamento, i dati personali idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, i dati genetici e biometrici. Si precisa che i suddetti dati potranno essere trattati solo con il consenso scritto o per le condizioni di cui sopra.

Il titolare del trattamento dei dati (intendendo per tale la persona fisica, giuridica, o qualsiasi altro ente o associazione cui competono le decisioni circa le finalità, le modalità del trattamento di dati personali e gli strumenti utilizzati), ai sensi, articolo 13 del suddetto regolamento è Fon.Coop nella figura del suo legale rappresentante. I dati saranno conservati per 10 anni dalla chiusura del rapporto contrattuale, fatti salvi obblighi legali diversi.

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del suddetto Regolamento potrà esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso ai dati
• Diritto di rettifica
• Diritto alla cancellazione
• Diritto di limitazione
• Diritto alla portabilità
• Diritto di opposizione
• Diritto ad essere informato su trattamenti effettuati mediante processi decisionali automatizzati relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione
• Il diritto di reclamo inclusa la segnalazione al Garante della Privacy (www.garanteprivacy.it)

Per ogni informazione potete contattare il seguente indirizzo: privacy@foncoop.coop – oppure via lettera alla sede legale del Fondo.

REGOLAMENTO DISCIPLINANTE LE MODALITA' PER LA REGISTRAZIONE NEL SISTEMA INFORMATIVO DI FON.COOP (Rev.1 del 21 Novembre 2014)

"GIFCOOP"

Articolo 1

Funzionamento e obiettivi del Fondo

1. "Fon.Coop" è il Fondo Paritetico Interprofessionale Nazionale per la Formazione Continua nelle imprese cooperative.

Fon.Coop non ha fini di lucro ed è stato costituito nel 2001 dalle maggiori organizzazioni di rappresentanza delle imprese cooperative: AGCI - Associazione Generale Cooperative Italiane, Confcooperative - Confederazione Cooperative Italiane, Legacoop - Lega Nazionale delle Cooperative e Mutue, e dalle più rappresentative organizzazioni sindacali dei lavoratori italiani CGIL, CISL, UIL.

2. Le Parti Sociali hanno deciso di costituire un Fondo specifico per le imprese cooperative in ragione:

a) dell'importanza della cooperazione nell'economia italiana presente in tutti i settori produttivi e in particolar modo in quelli ad alto valore sociale e al servizio di tutti i cittadini;

b) della specificità di questa forma d'impresa che coniuga: crescita imprenditoriale, gestione democratica, equità distributiva, sviluppo delle persone che in essa lavorano;

c) La mission di Fon.Coop è promuovere pratiche di formazione continua concordate presso le imprese cooperative e non assegnando, con specifiche modalità, contributi alle imprese aderenti.

3. Il principale riferimento normativo, relativo all'attività e alla gestione del Fondo è l'articolo 118 della legge 388/2000 e s.m.i che ha istituito i Fondi interprofessionali in Italia.

4. Con il presente Regolamento, nel rispetto della normativa vigente e dei regolamenti interni dello stesso Fondo che si intendono qui recepiti, si intendono disciplinare le modalità, le condizioni e gli effetti a vario titolo legati alla procedura di registrazione al nuovo sistema informativo.

5. Il Fondo, inoltre, intende perseguire, nei rapporti con i propri aderenti ed altri soggetti, gli obiettivi di semplificazione dei processi informativi, assicurando la disponibilità, la gestione, l'accesso, la trasmissione, la conservazione e la fruibilità dell'informazione in modalità anche digitale e si organizza ed agisce a tale fine utilizzando con le modalità più appropriate, le tecnologie dell'informazione e della comunicazione come disciplinate nel presente Regolamento.

6. Con il presente Regolamento, e le sue successive modifiche e integrazioni, si intendono disciplinare le modalità di interazione e di gestione dei diversi servizi offerti da Fon.Coop.

7. Le disposizioni del presente Regolamento si applicano nel rispetto della disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali e, in particolare, delle disposizioni del Regolamento UE 679 del 2016 in materia di protezione dei dati personali.

Articolo 2

Definizioni

1. Ai fini del presente Regolamento si intende per:

a) Fondo: il Fondo Paritetico Interprofessionale Nazionale per la Formazione Continua nelle imprese cooperative, denominato anche "Fon.Coop", così come descritto all'articolo 1 del presente Regolamento e dello Statuto;

b) Sistema informativo: il nuovo sistema informativo (GIFCOOP) come affidato dal Fondo al gestore in base ai rapporti convenzionali sottoscritti e alle relative modalità di gestione, strutturazione ed efficienza del servizio stesso;

c) Gestore del sistema: (anche solo gestore) l'operatore titolare della gestione del sistema informativo GIFCOOP;

d) Dati: le informazioni, documentazioni, dichiarazioni, attestati, certificazioni o qualsiasi altro documento relativo alla procedura di registrazione e di utilizzo del sistema informativo a qualsiasi altro titolo;

e) Caricamento dei dati: inserimento informatico tramite maschere interattive di dati alfanumerici e inserimento tramite upload di documentazione in formato digitale;

f) Firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informativo o di un insieme di documenti informatici;

g) Posta elettronica certificata: sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi;

h) Posta elettronica semplice: sistema di comunicazione che consente l'invio e il ricevimento di messaggi di posta elettronica;

i) Organismo: la persona giuridica, aderente o meno al Fondo, che intende operare sul sistema informativo;

j) Legale Rappresentante: soggetto persona fisica a cui lo Statuto o la delibera di nomina attribuisce il potere di rappresentanza dell'organismo al quale sono attribuite le credenziali di accesso al sistema informativo ed è altresì la persona fisica titolare della firma digitale e che ha accesso ai dispositivi per l'apposizione della firma elettronica nonché è il titolare della PEC;

k) Sostituto (altro soggetto con potere di firma /procuratore): persona fisica indicata dal legale rappresentante dell'organismo, munito di proprie credenziali di accesso cui è attribuito il potere di svolgere alcune attività nell'ambito del sistema informativo;

l) Referente: persona fisica a cui il legale rappresentate può attribuire la gestione di alcune tassative operazioni relative alla gestione dei dati nel sistema informativo;

m) Soggetto beneficiario: impresa aderente a Fon.Coop che è destinataria delle attività previste dal piano formativo concordato presentato o finanziato da Fon.Coop;

n) Piano: programma organico di azioni formative e ad esse propedeutiche che individua il fabbisogno dell'impresa, dei lavoratori e soci lavoratori e che contiene le migliori strategie per soddisfarlo;

o) Soggetto proponente: soggetto che presenta la richiesta di contributo e, in caso di concessione, ne diventa titolare "attuatore" e si impegna alla realizzazione e rendicontazione delle attività previste dal piano; tale soggetto può coincidere con il soggetto beneficiario oppure può essere uno dei soggetti ammessi dallo specifico canale di finanziamento e/o Avviso;

p) Avviso: bando di gara pubblico attraverso il quale Fon.Coop mette a disposizione contributi per realizzare piani formativi concordati per imprese aderenti al Fondo;

q) Conto Formativo: canale di offerta destinato alle grandi e medie imprese aderenti al Fondo basato sulla disponibilità aziendale e sottoposto a semplice verifica di conformità;

r) Terzo delegato: soggetto economico cui il soggetto proponente delega la realizzazione di parte delle attività formative di un piano con le modalità e nell'ambito di quanto previsto dalla documentazione emessa dal Fondo che regolamenta lo specifico canale di finanziamento e Avviso;

s) Autodichiarazione: documento mediante il quale si attesta il possesso di requisiti attraverso dichiarazione sostitutiva in conformità alle previsioni del testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445;

t) Convenzione: contratto tramite il quale è regolato il rapporto tra il Fondo e il Soggetto attuatore, titolare del contributo, per lo svolgimento delle attività formative finanziate da Fon.Coop.

2. Sono fatte salve le ulteriori definizioni o identificazioni previste in altri ed ulteriori atti e/o documenti che ad insindacabile giudizio del Fondo possono riferirsi al presente Regolamento.

Articolo 3

Modalità di Registrazione dell'organismo

1. Ogni organismo per potersi registrare ed operare nel sistema informativo deve procedere alla compilazione anagrafica dei dati essenziali previsti nel medesimo sistema.

2. Il caricamento dei dati necessari per la procedura di registrazione e di tutti i dati occorrenti per usufruire dei servizi predisposti dal Fondo possono essere dotati di firma digitale, con tutto ciò che ne comporta sul piano degli effetti giuridici.

3. Una volta vagliata, ad opera del Fondo, la sussistenza dei requisiti per poter far parte del sistema informativo, al fine di perfezionare la registrazione, il Fondo attraverso il sistema invierà agli indirizzi di posta certificata e/o di posta semplice indicati nella scheda iniziale, le credenziali per accedere e, dopo aver compilato la scheda anagrafica di dettaglio, operare nel sistema.

4. A seguito dell'avvenuta consegna delle credenziali via mail come sopra indicato, il legale rappresentante si riterrà a tutti gli effetti il soggetto responsabile del caricamento dei dati nonché della loro validità ai fini di legge.

5. L'avvenuta registrazione al sistema come Soggetto Aderente non costituisce adesione al Fondo né ha alcun valore ai fini del riscontro o verifica dell'avvenuta adesione al Fondo stesso. Dopo l'invio delle credenziali di accesso il legale rappresentante dell'organismo dovrà accedere al sistema e compilare la scheda anagrafica di dettaglio nella quale verranno riportati automaticamente i dati delle matricole che risultano presenti nel data base INPS e dovranno essere compilati i dati delle matricole INPS per le quali l'organismo ha aderito al Fondo ma ancora non registrate dall'INPS in quanto recenti. In caso di adesione con DMAG (Agricoli) si farà riferimento al codice azienda anziché alla matricola/posizione INPS. In quest'area il sistema darà evidenza del riscontro dell'adesione per ciascuna matricola INPS inserita riferibile all'organismo.

6. Qualora un organismo avesse più rappresentanti legali o altri soggetti che a vario titolo possono rappresentare l'organismo stesso, le credenziali di accesso potranno essere attribuite ad uno solo di questi che effettuarà la registrazione a sistema per l'organismo e una volta ottenute le credenziali potrà creare ulteriori credenziali per gli altri soggetti associandoli ad uno specifico piano formativo. Si specifica che in questo caso non essendo operata una verifica (dei poteri di rappresentanza e della validità del documento di identità) da parte del Fondo della delega conferita dal Legale Rappresentante di un organismo al sostituto e/o procuratore ogni riscontro sulla correttezza formale e sostanziale verrà effettuato nelle sedi opportune per ogni specifico piano.

7. Qualora uno stesso soggetto persona fisica ricopra la carica di rappresentante legale o titolare di poteri di rappresentanza in più organismi, verranno a quest'ultimo attribuiti distinti profili di accesso con le stesse credenziali.

Articolo 4

Gestione dei dati da parte del legale rappresentante

1. Il legale rappresentante munito delle credenziali di accesso può compiere ogni attività che impegna l'organismo nei confronti del Fondo e di ogni altro soggetto pubblico o privato eventualmente collegato e/o interessato e/o destinatario dei dati immessi nel sistema informativo, nonché per ogni atto vincolante sul piano giuridico.

2. Il soggetto abilitato ad agire nel sistema informativo è altresì obbligato ad aggiornare la validità di tutta la documentazione ivi caricata, con ogni effetto sul piano delle responsabilità di legge.

3. Il Fondo declina ogni responsabilità nelle eventualità di mancato aggiornamento della documentazione e, in caso contrario, si farà riferimento ai dati presenti nel sistema come risultanti dall'ultimo caricamento, con tutti gli effetti conseguenti in ordine alla loro ammissibilità, validità ed efficacia.

4. Ai soli fini delle procedure legate ai Piani formativi, i soggetti muniti di firma digitale Possono caricare la documentazione richiesta mediante firma digitale, con tutto ciò che ne consegue sul piano degli effetti giuridici.

5. Per i dati di cui al comma precedente si precisa, altresì, che la firma digitale apposta sul documento non esclude comunque la verifica di ammissibilità della documentazione stessa.

6. Per i soggetti non muniti di firma digitale, sempre ai fini del comma 4, è previsto il caricamento dei dati nel sistema informativo subordinato, ai fini della loro validità e ammissibilità, all'invio cartaceo della medesima documentazione con raccomandata A/R presso la sede del Fondo. Si precisa sin da subito che, qualora la validità e/o ammissibilità dei suddetti dati debba avvenire entro e non oltre un preciso lasso temporale sarà a carico del soggetto inviante la responsabilità circa il mancato o tardivo invio della medesima documentazione.

7. Per i dati di cui al comma precedente si precisa, altresì, che in caso di discordanza e/o carenza dei dati caricati sul sistema informativo e quella ricevuta mediante le modalità indicate al precedente comma, il Fondo riterrà eventualmente validi e ammissibili esclusivamente i dati inviati in formato cartaceo, corredati da tutte le informazioni necessarie per riscontrare la paternità degli stessi ai fini di legge.

8. I dati caricati nel sistema informativo si intendono, altresì, disponibili, salva dichiarazione espressa in senso contrario dal soggetto responsabile, anche ai fini del loro trattamento ai sensi e per gli effetti Regolamento UE 679 del 2016.

Articolo 5

Gestione dei dati da parte del sostituto

1. Il legale rappresentante munito delle credenziali di accesso può indicare, per uno specifico piano da lui creato (nuovo piano sul sistema), un sostituto munito di proprie ed univoche credenziali così come definito nell'art 2 comma k, inserendo i dati in una specifica anagrafica, e che può quindi operare sul sistema con gli stessi poteri ed effettuare la nomina di referenti e progettisti del Piano, inviare informaticamente la candidatura del piano e sottoscrivere, in forma cartacea o digitale, i documenti richiesti.

2. I soggetti che possono sostituire il rappresentante legale possono essere esclusivamente quelli che in base allo Statuto o apposita delibera, risultino muniti di poteri di rappresentanza, i cui dati identificativi e relativi poteri verranno verificato dal Fondo solo per quanto attiene alle procedure inerenti i Piani formativi.

3. Il Fondo declina qualsiasi responsabilità che dovesse scaturire in caso di contrasto e/o controversia tra il legale rappresentante e il soggetto sostituto in ordine alle attività compiute da detti soggetti.

Articolo 6

Modifica dei soggetti muniti dei poteri di rappresentanza

1. In caso di cessazione/modifica dei poteri di rappresentanza in capo ai soggetti muniti delle credenziali, l'organismo ha l'obbligo di comunicare, tempestivamente, al Fondo mediante PEC e posta semplice la suddetta modifica/cessazione.

2. Il Fondo procede quindi alla disabilitazione delle credenziali e alla relativa comunicazione. Agli effetti del comma 1, al nuovo rappresentante legale verranno attribuite le nuove credenziali di accesso con le stesse modalità già indicate (come definito nell'art 3). Il nuovo legale rappresentante dell'organismo dovrà, se del caso, procedere nuovamente ad assegnare sostituti e progettisti.

Articolo 7

Gestione dei dati da parte del referente di piano

1. Il legale rappresentante munito di credenziali di accesso può designare un soggetto abilitato a caricare sul sistema informativo i dati, che saranno comunque convalidati dal legale rappresentante o dal sostituto, e non impegnano l'organismo nei confronti del Fondo e di terzi, ai sensi dell'articolo 4, comma 1.

2. Il referente di piano può gestire le attività relative al caricamento dei dati necessari alla presentazione e alla gestione dei piani ma non può né aprire un nuovo piano, né delegare altri soggetti sul piano, né inviare la candidatura informatica del piano, né rinunciare al finanziamento ottenuto.

3. Delle attività compiute dal referente di piano è esclusivo responsabile il legale rappresentante o il sostituto, con ciò quindi accettando di escludere ogni responsabilità in capo al Fondo per le attività compiute dallo stesso.

Articolo 8

Trattamento dei dati

1. Ai fini del trattamento dei dati forniti nel procedimento di registrazione, conformemente a quanto previsto dal dal Regolamento UE 679 del 2016 ed al settimo comma dell'art 1 del presente Regolamento, si dispone che, a conclusione del procedimento di registrazione, il soggetto chiamato a caricare i dati sul sistema dovrà sottoscrivere apposita informativa.

2. La sottoscrizione dell'informativa autorizzata il Fondo al trattamento di tutti i dati forniti, anche se appartenenti a soggetti diversi dal sottoscrittore a vario titolo coinvolti nella fase di registrazione.

3. Il trattamento dei dati avverrà secondo le modalità e per i fini contenuti nell'informativa.

4. Attraverso la sottoscrizione dell'informativa i soggetti interessati al trattamento dei dati caricati sul sistema prestano il proprio consenso allo svolgimento di tale attività esonerando, quindi, il Fondo da ogni responsabilità relativa alla mancata autorizzazione al loro trattamento.